Visie en beleid bescherming persoonsgegevens

Inleiding: Het beleid voor gegevensbescherming bij Print4Student

Voor Print4Student is het beschermen van de persoonsgegevens van natuurlijke personen een belangrijk doel en bovenal een wettelijke verplichting (GDPR van kracht op 25/5/2018).

Met deze beleidstekst willen we toelichten op welke manier we de rechten en vrijheden van de betrokken natuurlijke personen en medewerkers ('betrokkenen') vrijwaren wanneer we persoonsgegevens verwerken, zowel op papier als in de digitale informatieomgeving.

We besteden hierbij bijzondere aandacht aan meer risicovolle verwerkingen van persoonsgegevens, zoals (indien van toepassing) het gebruiken van de gegevens voor specifieke doeleinden, het nemen van passende technische en organisatorische maatregelen bij de verwerking, het uitwisselen van deze gegevens met andere actoren, …. We hebben ook oog voor het verwerken van persoonsgegevens van onze personeelsleden en andere actoren. Zeker wanneer we hierbij technologieën gebruiken die, zonder bescherming, een inbreuk kunnen zijn op hun persoonlijke levenssfeer.

Beleidsdoelstellingen voor gegevensbescherming

Kwaliteitsvolle producten en/of diensten leveren is een topprioriteit voor Print4Student. Een belangrijk aspect hierbij is een kwaliteitsvolle verwerking van persoonsgegevens. Print4Student streeft aan de hand van dit beleid na dat de rechten en vrijheden van eenieder gevrijwaard zijn bij de verwerking van persoonsgegevens. Het uitschrijven van dit beleid heeft als doel om het correct omgaan met persoonsgegevens aan te tonen. Het bespreekt hierbij de beleidsdoelstellingen en formaliseert deze. Het verduidelijkt de cultuur van gegevensverwerking met respect voor eenieders rechten en vrijheden uitdragen.

Concreet streven we volgende doelstellingen na:

• Print4Student is transparantover de persoonsgegevens die het verwerkt en het verwerkingsdoel, zowel naar de betrokkene als naar de toezichthouder. De gevoerde communicatie is eerlijk, eenvoudig toegankelijk en begrijpelijk. Het transparantieprincipe is ook van toepassing wanneer de persoonsgegevens worden uitgewisseld.
• Print4Student verwerkt enkel de gegevens die relevantzijn voor het uitvoeren van haar taken. Elke taak waarbij persoonsgegevens worden verwerkt, is rechtmatig. Dit betekent onder meer dat de verwerking in overeenstemming is met de wettelijke en statutaire doelen van Print4Student. Dit wordt telkens geëvalueerd bij een nieuw verwerkingsdoel.
• Print4Student verwerkt enkel de persoonsgegevens die strikt noodzakelijkvoor de uitvoering van de activiteiten. 
• Print4Student kijkt toe op de integriteitvan de persoonsgegevens gedurende de ganse verwerkingscyclus.
• Print4Student bewaartgegevens niet langer dan noodzakelijk. De noodzakelijkheid is afgetoetst tegenover wettelijke verplichtingen en de rechten en vrijheden van de betrokkene.
• Print4Student voorkomt inbreuken die voortvloeien uit het verwerkenvan persoonsgegevens. Informatieveiligheid, gegevensbescherming bij ontwerp en privacy-vriendelijke standaardinstellingen zijn hiervoor hulpmiddelen. Wanneer een inbreuk plaatsvindt, wordt hierover gerapporteerdin lijn met de regelgeving ter zake.
• Print4Student is in staat om alle geldende rechten van een betrokkene,zoals het recht op inzage, afschrift en eventueel ook schrapping uit te voeren. Print4Student bewaakt hierbij over de eventuele beperkingen die op deze rechten van toepassing zijn.
• Print4Student waakt er actief over dat bij het verwerken van de persoonsgegevens voor een welbepaald doel, de rechten en vrijheden(bv. recht op overdraagbaarheid ) van de betrokkene gevrijwaard blijven.
• Print4Student verwerkt gegevens in lijn met de rechten en vrijheden die gelden in de Europese Economische Ruimte en controleert de toepassing hiervan wanneer de gegevens worden uitgewisseld daarbuiten. Print4Student leeft bijgevolgalle wettelijke en normerende kaders na(i.e. zowel Vlaamse, Federale als Europese regels) bij het verwerken van persoonsgegevens en heeft daartoe haar verantwoordelijkheid over de persoonsgegevens en die van andere duidelijk in kaart gebracht. Print4Student monitort daarenboven ook de in de sector geldende gedragscodes en past deze toe.
• Print4Student kan aantonen dat het alle beleidsdoelstellingen naleeft, conform de wettelijke bepalingen. Deze verantwoordingsplichtwordt bewaakt door interne toezicht en controle en is uitvoerbaar volgens de wettelijk geldende principes.